⚙️Skicka lönespecifikationer med Kivra i Flex HRM

Att skicka lönespecifikationer till Kivra är både enkelt, säkert och praktiskt. Anställd kommer åt sin lönespecifikation i Kivra genom inloggning via BankID på ett säkert sätt och har där tillgång till alla sina lönespecifikationer även efter det att anställningen upphör och de inte längre har kvar sin inloggning till Flex HRM. På så sätt slipper du som arbetsgivare skicka lönespecifikationer till före detta anställda och alla lönespecifikationer finns samlade i Kivra på ett överskådligt sätt. 

Aktivera Kivra-funktionen på företagsnivå

När tilläggsmodulen är aktiverad på systemnivå behöver du aktivera den för de specifika företag du vill använda den för:

1. Gå till Administration > Allmänt > Företag.

2. Gå till fliken Licens.

3. Aktivera Lönespecifikationer till Kivra för önskat företag.

   

---

 

Programlänk – Aktivering och inställningar

Innan du kan skicka några lönespecifikationer måste du aktivera och konfigurera programlänken till Kivra.

Gå till Administration > Inställningar > Allmänt > Programlänkar.

Fyll i följande uppgifter:

Avsändaridentitet (tenant key)

Här anger du den unika nyckel du har fått från Kivra när du skapade ditt konto. Denna nyckel säkerställer att lönespecifikationen får rätt avsändare (ditt företag) i Kivra.

Skicka uppgifter till

Välj om lönespecifikationerna ska skickas till Kivras Produktionsmiljö eller Testmiljö.

• Välj Produktionsmiljö för att skicka verkliga lönespecifikationer till dina anställda.

• Testmiljö kan endast användas om du fått ett testkonto från Kivra.

Retroaktiv leverans

Här väljer du hur många dagar lönespecifikationen ska ligga kvar hos Kivra för anställda som inte har en digital brevlåda vid utskickstillfället. Om den anställde skapar ett Kivra-konto inom denna period blir lönespecifikationen tillgänglig.

Skicka lönespecifikationer

Denna inställning måste vara ikryssad för att det ska vara möjligt att skicka lönespecifikationer till Kivra.

Obs! När du aktiverar eller inaktiverar denna får du en fråga om du vill aktivera/inaktivera alla anställda i registret (se avsnittet om inställningar i anställdaregistret nedan).

Aktivera printhantering

Printhantering är en tilläggstjänst hos Kivra som gör att lönespecifikationen skickas per post till anställda som inte är anslutna till Kivras digitala brevlåda när utskicket görs. Detta kräver att tjänsten ingår i ert avtal med Kivra.

Obs! När du aktiverar eller inaktiverar denna får du en fråga om du vill aktivera/inaktivera printhantering för alla anställda i registret (se avsnittet om inställningar i anställdaregistret nedan).

Aktiv

Välj om programlänken till Kivra ska vara aktiv eller inte. För att kunna skicka lönespecifikationer måste den vara aktiv.

---

Inställningar på Roller

För att få åtkomst att aktivera inställningen i anställdaregistret  behöver följande behörigheter vara aktiverade på rollen. Under Personal > Lön aktiveras Skicka lönespecifikationer via Kivra samt Tillåt printhantering via Kivra om den tilläggstjänsten är aktuell.

För att få åtkomst till funktionen för att skicka lönespecarna behöver rollen ha följande behörigheter aktiverade. Under Administration > Bearbetningar aktiveras Skicka lönespecifikationer till Kivra.

Inställningar i Anställdaregistret

I anställdaregistret kan du styra vilka anställda som får sina lönespecifikationer via Kivra. Gå till den anställdes registerkort och fliken Lön. Där visas en eller två kryssrutor, beroende på vilka funktioner du har aktiverat i programlänken, Skicka lönespecifikationer via Kivra och Tillåt printhantering via Kivra.

 

Skicka lönespecifikationer via Kivra

Lönespecifikationer kan endast skickas till Kivra för anställda som har denna ruta ikryssad.

Tillåt printhantering via Kivra

Denna kryssruta visas endast om du har aktiverat funktionen för printhantering i programlänken till Kivra.

• Om den är ikryssad tillåts att lönespecifikationen skickas per post via Kivras printhantering till den anställde om hen inte har en digital brevlåda ansluten.

• Lönespecifikationen skickas då till adressen under fliken Personuppgifter.

---

 Skicka lönespecifikationer till Kivra

När alla inställningar är gjorda och lönekörningen är klar kan du skicka ut lönespecifikationerna :

Gå till Administration > Bearbetningar > Skicka lönespecifikationer till Kivra.

1. Gör urval (vänster sida)

Till vänster i bilden gör du ditt urval:

• Välj utbetalningsdatum.

• Gör urval på de anställda du vill skicka lönespecifikationer till.

  

• Du kan välja att skicka preliminära lönespecifikationer genom att välja Status Preliminära.

  

• Det finns även möjlighet att skicka lönespecifikationer för äldre perioder genom att välja Status Valfritt utbetalningsdatum och aktuellt utbetalningsdatum som lönespecifikationer ska skickas för.

  

 

2. Skicka ut

När du har gjort ditt urval klickar du på knappen Skicka lönespecifikationer till Kivra.

Du får först en bekräftelse på att arbetet har påbörjats och sedan ytterligare en när arbetet är slutfört.

3. Följ status (höger sida)

Till höger i bilden finns en logg över de utskick som bearbetas eller är klara:

Kolumn	Beskrivning
Status	Visar med en grön bock om allt gick bra och en röd bock om något blev fel.
Info	Här ser du detaljer, bland annat hur många lönespecifikationer som lyckades skickas och hur många som misslyckades, samt vilka urval som gjordes.
Logg	Klicka här för att ladda ner en detaljerad logg som visar vilka anställda och lönekörningar specifikationer skickats för. Den innehåller även felmeddelanden om något problem uppstått, till exempel om personnummer saknas eller är felaktigt.