Utläggsregistrering i appen Flex HRM

I HRM Travel kan du göra inställningar för hur utlägg ska hanteras under Inställningar > Resa > Utlägg & representation. För att förenkla för dig planerar vi att bygga bort vissa av dessa val i framtiden. Till exempel kommer syfte alltid att krävas för representation, i stället för att du ska behöva ställa in ett krav på varje enskild representationskod. Appen Flex HRM fungerar redan på detta förenklade sätt och kräver alltid att du anger ett syfte vid representation, oavsett vilka inställningar som är gjorda för koden.

Vilka regler gäller för utläggskoder och datum?

• Aktiva koder: Du kan endast registrera aktiva koder.
• Behörighet: Du kan endast registrera koder som du har behörighet till.
  Användare som saknar behörighet att registrera utlägg och representation kommer inte att kunna göra det i appen, och inte se menyn Skanna kvitto.
• Datum: Du måste alltid ange ett datum. 
  
  

Hur hanteras valuta och moms?

• Valuta: Valuta skannas från kvittot. Du kan vid totalbelopp själv välja en annan valuta. Om du inte anger något annat och om inte en annan valuta skannas från kvittot blir det företagets basvaluta.  
• Valutakurs: Du kan inte ändra valutakursen själv. Den visas bara om du använder en annan valuta än basvalutan. Systemets inställning för justering av valutakurs respekteras.
• Totalbelopp: Du måste alltid ange ett totalbelopp.
• Momsbelopp: Moms kan anges, måste anges, döljs eller är låst utifrån den inställning som finns på utläggskoden. 
• Procentsats för moms: Denna hämtas automatiskt från koden om du inte anger något annat eller om en annan procentsats skannas från kvittot.
• Moms vid valuta: Den generella inställningen Beräkna moms endast då basvaluta angivits respekteras. Är den ibockad läggs moms inte ut vare sig från procentsats på utläggskoden eller från kvittotolkning vid annan valuta än basvaluta. Utläggskodens inställning för Lås moms vid valuta respekteras.
• Momsfördelning: Denna funktion finns ännu inte i appen.
• Max moms: Gränsen för maximal moms respekteras. Är momsen för hög går det inte att spara.
  
  

Hur hanteras antal och belopp?

• Antal vid representation: Antalet hämtas i första hand från dina registrerade deltagare. Om det inte finns några deltagare hämtas antalet från utläggskoden.
• Antal vid utlägg: Antal visas inte i appen. Utlägg får antal från utläggskoden. Om utläggskoden inte har någon inställning för antal blir det 1. 
  
• Max antal: Systemet kontrollerar inte gränsen för maximalt antal när du sparar. Antal faller ut från utläggskoden, och om denna har ett lägre maxantal än föreslaget antal bör det vara felinställt. Sådan registrering kommer att upptäckas vid granskning.
• Á-pris: Detta visas inte i appen. Räknas ut med hjälp av antal och totalbelopp.
• Max á-pris: Systemet kontrollerar och respekterar gränsen för maximalt á-pris när du registrerar representation, inte när du registrerar ett utlägg.
• Max totalbelopp: Systemet kontrollerar och respekterar gränsen för maximalt totalbelopp.
  
  

Hur hanteras bilagor, kommentarer och deltagare?

• Bilaga: Du måste alltid bifoga en bilaga.
• Kvittotolkning: Denna funktion är alltid aktiv.
• Syfte/kommentar: Du måste ange syfte vid representation. För andra typer av utlägg är kommentar valfritt. Inställningen för att använda bilagors manuellt angivna beskrivning som kommentar inte gäller i appen.
• Dricks: När representationskoden är inställd på att dricks är låst, eller inte visas, döljs fältet i appen. Dricks registreras utanför totalbeloppet. I en framtida version är det tänkt att du ska kunna välja om dricksen är inkluderad i totalbeloppet.
• Separat deltagarförteckning: Kan inte användas.
• Befattning: Krävs inte.
• Beskrivning av kod: Visas inte i appen.
• Betalt av företaget: Visas i dagsläget inte i appen. Du kan se och ändra det i webbversionen av Flex HRM. För utläggskoder som har Betalt av företaget inställt på "Ja, alltid" får det genomslag.
  I framtida version: Även "Ja" och "Nej" ska få genomslag.

Varav frukost i företag med norskt basland

• I företag med norskt basland visas Varav frukost när du registrerar ett utlägg med typen Logi. Om frukost ingick i det totala beloppet anger du beloppet för frukost i Varav frukost.