Denna guide hjälper dig som byter till Flex HRM som HR/löne-system och som har anställda där LAS-dagar har beräknats på arbetsdagar (ej kalenderdagar).
Ska du läsa in historik på anställningsperioder men samtliga anställningsformer beräknas på kalenderdagar behöver du inte fördjupa dig i denna artikel, utan då kan du gå direkt till guiden för import av anställningsperioder.
Läs mer om importer och importmallar
Läs mer om import av anställningsperioder.
Alternativ som finns för hantering av arbetsdagar
LAS-hantering på arbetade dagar via löneart i HRM Payroll
LAS-hantering på kalenderdagar
Bra att veta
- Det är på Anställningsformen beräkningen för LAS sätts. Möjliga val är Kalenderdagar, Arbetsdagar eller Undantagen.
- Det är på Personalkategorin som beräkningsregel anges för vart Arbetsdagar ska beräknas - HRM Payroll eller HRM Time.
- Personalkategori och anställningsform är knutet till anställningsperioden i HRM.
Alternativ 1 - LAS-hantering på arbetade dagar via löneart i HRM Payroll
Alternativet passar dig som uppfyller följande kriterier
- Har HRM Payroll
- Har anställda vars anställningsperioder ska räknas på arbetsdagar - ofta någon typ av behovsanställning.
- Vill föra över historiken på dessa anställningsperioder från ett annat system till Flex HRM för att få korrekta LAS-listor.
- Anställningsperioderna i tidigare system är INTE samma som de faktiska arbetsdagarna. Men information om faktiskt arbetade dagar finns.
Detta alternativ innebär att historiken med exakta anställningsdagar läses in i HRM Payroll.
Steg 1
Kontrollera inställningar i Flex HRM
- Anställningsformen beräknar anställningsdagar med beräkningstyp = Arbetsdagar.
- Personalkategori - Här anges att Arbetsdagar ska beräknas i Löneberedning Payroll.
Steg 2
Kontrollera importfilen så att de historiska anställningsperioderna innehåller korrekt uppgift om anställningsform och personalkategori enligt ovan. Läs mer om import av anställningsperioder för att förstå vad som är viktigt att tänka på och kontrollera innan import.
Importtypen i Flex HRM heter Anställda/användare och behöver innehålla följande fält:
:
Steg 3
I anställdaregistret läser du in filen med anställningsperioder. En anställningsperiod läses in med fr.om - t.o.m. datum för hela den period som den anställde haft dessa arbetsdagar/kortare anställningar.
Exempel anställdaregister
En period behöver finnas som täcker in det intervall av anställningsdagar som man sedan läser in detaljer på i löneberedningen.
I exemplet anställningsperiod 2023-12-01 - 2024-03-31.
Steg 4
Kontrollera imporfil till löneberedningen i HRM Payroll så att den innehåller korrekt information om exakta arbetsdagar.
Steg 5
I Löneberedningen i HRM Payroll läser man in historik på de specifika datum den anställde arbetat på. Normalt till löneart 5.
Importtypen i HRM heter Lönetransaktioner - Historik.
Här ser du vilka fält som måste finnas med i importen:
Exempel i löneberedningen
På löneart 5 läser man in de datum och antal dagar som den anställde har arbetat för respektive tillfälle. I exemplet har man läst in
2024-02-01 - 2024-02-29 12 dagar 2023-12-05 - 2023-12-05 1 dag 2023-12-11 - 2023-12-12 2 dagar 2023-12-13 - 2023-12-13 1 dag 2023-12-28 - 2023-12-28 1 dag 2024-03-01 - 2024-03-02 2 dagar
Exempel i LAS-listan Rätt till tillsvidare anställning
I LAS-listan kan vi då se att den anställde har 38 arbetsdagar som räknats fram för perioden. I exemplet är anställningsformen SÄVA Intermittent vilket då innebär att den har räknat mellanliggande dagar för perioder med 3 eller fler tillfällen, vilket du kan se för dagarna i december 2024.
2024-03-01 -2024-03-31 2 dagar 2024-02-01 - 2024-02-29 12 dagar 2023-12-01 - 2023-12-31 24 dagar
OBS! om framtida arbetade dagar i HRM dock ska beräknas i HRM Time (ej Payroll), behöver anställningsperioder för historik ha en Personalkategori enligt ovan, och anställningsperioder för kommande arbetsdagar ha en annan Personalkategori. Då inställningen för Beräkningsregler för arbetsdagar måste vara två olika.
Skapas en personalkategori för att endast hantera historiska dagar kan du till exempel kalla den för XLAS - Historik anställningsdagar LAS. För att göra det tydligt att den endast ska användas för historik.
Läs mer om inställningar av personalkategorier här.
Alternativ 2 - LAS -hantering på kalenderdagar
Alternativet passar dig som uppfyller följande kriterier
- Har anställda vars anställningsperioder ska räknas på arbetsdagar - ofta någon typ av behovsanställning.
- Vill föra över historiken på dessa anställningsperioder från ett annat system till Flex HRM för att få korrekta LAS-listor.
- Anställningsperioderna i tidigare system ÄR samma som de faktiska arbetsdagarna.
Detta alternativ innebär att historiken av anställningsdagar läses in som anställningsperioder i Flex HRMs personregistrer.
Steg 1
Kontrollera inställningar i Flex HRM
- Anställningsformen beräknar anställningsdagar med beräkningstyp = Kalenderdagar.
- Personalkategori
Steg 2
Kontrollera importfilen så att de historiska anställningsperioderna innehåller korrekt uppgift om anställningsform och personalkategori enligt ovan. Samt att du har korrekta anställningsperioder i din importfil.
Kontrollera att du har en importmall för anställning som motsvarar din importfil.
I anställdaregister läses varje anställningstillfälle in som en anställningsperiod med fr.om - tom för varje kortare anställning.
Exempel anställdaregister
I Exemplet nedan ser vi att alla korta anställningsperioder har läst in som egna anställningsperioder för de unika dagarna som den anställde har arbetet.
Exempel i LAS-listan Rätt till tillsvidare anställning
I LAS-listan kan vi då se att den anställde har 12 arbetsdagar som räknats fram för perioden. I exemplet är anställningsformen Särskild visstidsanställning vilket då innebär att den har räknat mellanliggande dagar för perioder med 3 eller fler tillfällen, vilket du kan se för dagarna i april 2024.
OBS! om framtida arbetade dagar i HRM dock ska beräknas som arbetsdagar i HRM Time, behöver anställningsperioder för historik ha en Anställningsform med beräkning enligt ovan och anställningsperioder för kommande arbetsdagar ha en annan Anställningsform med beräkning på arbetsdagar. Då inställningen måste vara två olika. Tänk även på att personalkategorin för kommande anställningsperioder behöver ha inställningen för Beräkningsregler för arbetsdagar inställt på HRM Time.
Läs mer om inställningar av anställningsformer och personalkategorier här.