⚙️Filspecifikation för lönetransaktioner som ska läsas in i HRM Payroll

Filformat och krav på filen

Filen ska vara en textfil med exempelvis filändelsen .csv, .tsv eller .dta.

• Filnamn: Vi rekommenderar att du ger alla filer ett unikt filnamn, till exempel Lon_20230525_01.csv.
• Fältavgränsare: Använd <;> eller <tab>.
• Radbrytning: Använd CrLf, vilket är standardtecken för filer i Windows-baserade system.
• Teckenkodning: UTF-8.
• Rubrikrad: Vi rekommenderar att den översta raden innehåller rubrikerna för respektive fält, men det är inget krav.

Import av lönetransaktioner

Denna fil används både för att överföra frånvarotransaktioner som sjukdom och semester, tidstransaktioner som t.ex. OB, övertid och arbetad tid, men även andra typer av lönetransaktioner som t.ex. traktamentesersättning och ersättning för utlägg. 

Om filen är skapad av ett tidredovisningssystem och innehåller frånvarotransaktioner är det viktigt att även en schemafil skapas vid sidan av denna fil. Schema måste först importeras eller manuellt läggas upp i HRM innan frånvarotransaktioner kan importeras.  Standardscheman kan även läggas in på de anställda men det är då viktigt att schemat visar de faktiska arbetspassen för den anställde.

Det går även bra att skapa flera filer om man t.ex. vill ha en separat fil för frånvarotransaktioner. 

Transaktionsraderna måste alltid ha anställningsnummer och löneart, resterande värden som måste vara med beror på typen av transaktion.
Samtliga decimaltal kan skrivas både med decimalkomma (,), eller decimalpunkt (.), som decimalavskiljare. 

Import av frånvaro
Vid import av frånvaro är huvudregeln att man skapar en post per frånvaroperiod. Om man t.ex. är sjuk hela januari blir detta en rad i filen med datum fr o m 1 januari t o m 31 januari. Om frånvaro sträcker sig över lediga dagar, t.ex. vid semester i två veckor, behöver inte frånvaron delas upp i två rader. 

Det är även mycket viktigt att korrekt frånvaroomfattning anges i fältet för omfattning. Man kan välja att utelämna omfattning och istället skicka in antalet timmar/dagar inklusive enhet. Då kommer HRM beräkna omfattningen mot schemat, vilket innebär att schema måste finnas som om du jobbade och inte var frånvarande. Om man t.ex. har ett schema på 8 timmar en dag, och man skickar in att man varit sjuk 4 tim (alt. 0,5 dgr) denna dag, kommer HRM räkna detta som 50 % sjuk. Det är rekommenderat att skicka med omfattning. 

Viktigt är också att då omfattningen varierar för olika datum måste frånvaron delas upp i flera rader. Om man t.ex. blir sjuk och går hem under en arbetsdag och därefter är sjuk resten av veckan måste den första dagen bli en egen post då dagen har en annan omfattning.

Om man har varit frånvarande i slutet av en månad/period som fortsätter in i nästa månad/period, och månaden avslutas med lediga dagar är det viktigt att man i transaktionens datum anger även de lediga dagar man haft frånvaro under. Om efterföljande månad inleds med en ledig dag måste även denna inbegripas i frånvarointervallet. 
Om man t.ex. är föräldraledig 100 % under januari månad, och den 31 januari är en lördag ska datumen på frånvarotransaktionen var fr.o.m. 1 januari t.o.m. 31 januari. Om frånvaron fortsätter hela februari ska denna frånvaro nästa rapporteringsperiod redovisas fr.o.m. 1 februari t.o.m. 28 februari. Detta är viktigt då även frånvaro över lediga dagar påverkar beräkningar i lön. 

Beräkning i HRM av inlästa frånvarotransaktioner
Följande gäller antal och omfattning för de olika enheterna vid import av frånvaro. Om lönearten i HRM ej är kopplad till en frånvaroorsak läses de in så som de ser ut i importfilen.

Kalenderdagar (kdgr)
För transaktioner med enheten kdgr används datum och omfattning för beräkning. Antalet dagar rekommenderas vara antalet kalenderdagar mellan transaktionsdatumen. Då omfattning inte finns i filen beräknas den genom antal dagar i filen delat med antal kalenderdagar mellan datumen (vilket i normalfall blir 100%). 

Exempel: 50% sjukskriven hel månad
Fr o m: 2023-10-01, T o m: 2023-10-31, Antal: 31, Enhet: kdgr, Omfattning: 50

Arbetsdagar (dgr)
För transaktioner med enheten dgr används datum och omfattning för beräkning. Antal dagar kan vara antal arbetsdagar (t.ex. 5 vid en vecka) eller decimala frånvarodagar (t.ex. 2,5 vid en vecka 50%) beroende på behov och regler i kollektivavtalet. Det rekommenderade är att skicka omfattning och antal heltidsdagar enligt exemplet nedan. Då omfattning inte finns i filen beräknas den genom antal dagar i filen delat med antal arbetsdagar enligt schema mellan transaktionens datum. 

Exempel: 50% sjuk måndag - fredag
Fr o m: 2012-10-01, T o m: 2012-10-05, Antal: 5, Enhet: dgr, Omfattning: 50

Timmar (tim)
För transaktioner med enhet tim används datum och antal för beräkning. Observera att omfattning inte används utan antalet timmar är det som gäller. Omfattningen beräknas genom antalet timmar i filen delat med antalet schematimmar mellan transaktionens datum. 

Exempel: 50% sjuk en arbetsdag med schematid 8 tim
Fr o m: 2012-10-01, T o m: 2012-10-01, Antal: 4, Enhet: tim, Omfattning: lämnas tom.