⚙️Kan man automatisera borttag av gamla avräknade reseräkningar?

Man kan automatisera radering av avräknade reseräkningar och körjournaler. Med funktionen kan ni hantera och gallra historisk data på ett enkelt, tryggt och strukturerat sätt – i linje med gällande bokföringsregler och GDPR.

Så fungerar det

För att använda funktionen går du till Inställningar > Import/export > Schemalagda körningar. Där finns en ny typ av schemalagd körning: Radera reseräkningar. När du skapar en ny schemaläggning väljer du hur länge informationen ska sparas i systemet.

Du anger antalet år som informationen ska behållas. Det lägsta tillåtna värdet styrs av bokföringslagstiftningen i respektive land. Du väljer också när rensningen ska genomföras. Därefter raderar systemet automatiskt hela kalenderår som är äldre än den angivna lagringstiden, baserat på reseräkningens eller körjournalens utbetalningsdatum.

Landspecifika regler för lagringstid

Den kortaste tillåtna lagringstiden för reseräkningar och körjournaler varierar beroende på lokala lagkrav:

• Sverige: minst 7 år

• Norge: minst 5 år

• Danmark: minst 5 år

• inland: minst 10 år

Vad tas bort?

När en schemalagd radering körs tas följande information bort permanent från Flex HRM:

• reseräkningar för inrikes och utrikes resor, utlägg, representation och bilresor

• bilagor kopplade till reseräkningar

• importerade bilresor och kontokortstransaktioner kopplade till reseräkningar

• körjournaler och körjournalsavräkningar

• överföringsinformation till bokföring, till exempel Fortnox, och fakturering

Logg och uppföljning

För att ge full transparens och kontroll finns en loggfunktion. I menyraden under Schemalagda körningar hittar du knappen Visa logg. Där kan du följa varje körning i detalj och se:

• datum och tid för när information raderades

• antal raderade reseräkningar och körjournaler

• vilka utbetalningsdatum som berördes

• körningens status samt eventuella fel och varningar

Med den här funktionen blir det enklare att hålla Flex HRM uppdaterat, minska mängden historisk data och arbeta mer strukturerat med lagring och gallring.