Påminnelsen Saldobevakning kan användas för att skicka ut påminnelser när saldon går över eller under ett visst värde. Det kan till exempel handla om att ge anställda en påminnelse några månader innan det är dags för semesterårsskifte om att de har semesterdagar kvar som behöver tas ut.
Ställ in saldobevakning
Du ställer in påminnelsen under Inställningar > Allmänt > Påminnelser.
- Välj Saldobevakning.
- Välj saldo. Observera att endast rullande saldon kan bevakas.
- Ange det gränsvärde som ska generera en påminnelse.
- Gör urval på de anställda vars saldovärden ska kunna generera en påminnelse. Gör du inte något anställningsurval gäller påminnelsen för alla anställda.
Vill du ha påminnelser för flera saldon eller för flera gränsvärden kan du skapa flera påminnelser.
Schemalägg påminnelsen
Under Schemaläggning av påminnelse ställer du in hur ofta påminnelsen ska skickas. Alternativen är per år, månad, vecka eller dag.
- Exempel vid årlig påminnelse: Vill du till exempel skicka ut en påminnelse den 1 februari till dem som har många semesterdagar kvar, ställer du in påminnelsen på att skickas per år, månad februari, dag 1.
- Vid daglig påminnelse: När dag väljs finns en risk för att påminnas dag efter dag om samma anställd. Därför görs en kontroll på om saldovärdet är exakt samma som vid kontrollen dagen innan. Är det samma skickas ingen ny påminnelse.
Har värdet ändrats skickas en påminnelse, även om den påmint om samma saldo för samma anställd dagen innan.
Hur skickas påminnelsen?
Påminnelsen skapar ett jobb som körs nattetid och kontrollerar vilka saldon som den behöver påminna om. En påminnelse som är schemalagd den 1 februari påminner om saldovärden utifrån hur de såg ut den 31 januari, och skickas den 1 februari mellan klockan 09.00 och 10.00 på morgonen.
Påminnelsen kan skickas:
- Till anställda
- Till alla som har en viss roll för en anställd
- Till specifika användare
- Som e-post
- Som notis i mobilapp
I påminnelsen ser mottagaren vilket saldo det gäller och vilket värde saldot har. Dessutom visas den meddelandetext du själv skriver när du konfigurerar påminnelsen. Där kan du till exempel förklara vad mottagaren bör göra, som att planera in ledighet eller kontakta sin chef.
Bra att tänka på
Påminnelsen kontrollerar saldots utgående värde dagen innan och tar inte hänsyn till eventuella framtida förändringar. Har du till exempel en veckas semester i slutet av juni, men påminnelsen skickas i början av juni, kommer den att påminna utifrån saldots värde när påminnelsen skickas – utan att räkna bort de inplanerade semesterdagarna.