⚙️Omräkning av reseräkningar - Hur kan ändringar få genomslag i befintliga reseräkningar?

Du kan räkna om preliminära och granskade reseräkningar för att dina nya inställningar ska slå igenom på tidigare registrerade poster.

Vill du uppdatera enstaka preliminära resor eller utlägg kan du öppna varje post och spara om den. Då räknas posten om utifrån de nya förutsättningarna.

Vill du uppdatera flera reseräkningar samtidigt är det smidigare att använda funktionen för omräkning. Det är också det enda sättet att räkna om granskade reseräkningar utan att du behöver ta bort granskningen. Detta gäller dock inte delattesterade rader, eftersom sådana rader aldrig räknas om.

Så här räknar du om reseräkningar

1. Gå till Bearbetningar > Servicerutiner > Omräkning av reseräkningar.
2. Gör dina urval för anställningsnummer och reseräkningsnummer. Om du inte gör något urval räknas alla reseräkningar om för alla anställda som du har behörighet att räkna om för.
3. Markera Ta med granskade reseräkningar om du vill uppdatera även dessa.
4. Klicka på Räkna om.
   
   
5. Du får nu en varning om att stora omräkningar belastar servern. Om du ska göra en mycket stor omräkning kan det vara bra att göra det vid en tidpunkt då färre använder systemet. När du väljer att gå vidare startar omräkningen. Den körs som ett bakgrundsjobb och du får en notis när den är klar.

Behörighet

Du kan bara räkna om reseräkningar för anställda där du har behörighet till funktionen Omräkning av reseräkningar.

Logg

I reseräkningen, under Mer > Logg, kan du se att reseräkningen har räknats om, vem som gjorde det och när det skedde.

Vad händer när du räknar om?

Att räkna om en reseräkning innebär i stort sett samma sak som att spara om posterna i den. Manuellt angivna värden skrivs aldrig över, men genererade priser och konteringar genereras på nytt.

Det här uppdateras:

• Reseräkningens huvudkonteringar.
• Konteringar och priser som genereras från lönearter och utläggskoder.
• Tillägg på bilresa (räknas om utifrån tilläggsinställningar och priser på lönearter).
• Beräkningsregler och avvikelser (regler som styr traktamente, resdygn, restid, milersättning och registreringsregler).

Det här ändras inte:

• Manuellt angivna värden och konteringar.
• Priser för utlägg kopplade till kontokort.
• Värden från kvittoskanning.

Regler för omräkning av pris och moms

För att ett pris ska räknas om måste totalbelopp, á-pris och moms vara uträknade i systemet. Det innebär att värdena inte får vara manuellt angivna, alternativt att totalbelopp och á-pris är tomma.

När ett pris uppdateras hämtar systemet uppgifterna i följande ordning:

1. I första hand hämtas ett manuellt pris som är satt på lönearten i utläggsinställningarna.
2. I andra hand hämtas priset direkt från lönearten.

Om kriterierna för att räkna ut moms är uppfyllda räknas även momsen ut när priset uppdateras. Att enbart ändra momssatsen på utläggskoden gör inte att momsen räknas om. Men om en annan ändring gör att momsen räknas om hämtas den aktuella momssatsen.

Skillnad mellan att räkna om och att spara om ett utlägg

När du gör en omräkning hämtar systemet alltid in priset från lönearten igen och uppdaterar det om priset har ändrats.

För resor och bilresor räknas priset från lönearten om även när du sparar om posten manuellt. För utlägg sker den här prisuppdateringen endast när du använder funktionen för omräkning.

Poster som inte räknas om

Kopplade koder (underutlägg)

Kopplade koder räknas inte om på samma sätt som vanliga utlägg:

• Vid en omräkning är det huvudutlägget som räknas om.
• Underutlägget får endast ett nytt pris från huvudutlägget om koden är inställd på att ärva pris.
• Om koden inte är inställd på att ärva pris räknas underutläggets pris inte om, även om koden har fått ett nytt pris i utläggs- eller löneartsregistret.

Rader som har frisläppts till fakturering

Rader som har frisläppts till fakturering räknas inte om. Hela raden hoppas över, inte bara faktureringsinformationen.

Om frisläpp inte har gjorts, och det inte finns några manuella ändringar i faktureringsinformationen så påverkas den av omräkningen. Finns manuella ändringar i faktureringsinformationen räknas den inte om.

Delattesterade rader

Poster som har delattesterats räknas inte om, även om du bockar i att räkna om granskade reseräkningar.

Överföring till bokföring (Fortnox)

Reseräkningar som har överförts i funktionen Överföring till bokföring (Fortnox) räknas inte om.