Hur arbetar du med deltidsfrånvaro och schemaläggning i Plan?

Grundförutsättningar

För att underlätta vid deltidsfrånvaro bör du säkerställa att grundinställningarna är rätt inställda.

Säkerställ följande i tidrapportinställningarna (på företags- eller tidgruppsnivå):

1. Inställningen Beräkna antal timmar heltid automatiskt vid deltidsfrånvaro ska vara förkryssad.

     

    

Scenario 1: Deltid lika mycket varje dag (fast procent)

Detta scenario gäller när en anställd har en deltidsfrånvaro med fast procent och ska vara ledig lika mycket varje dag. Schemat minskas då i slutet av varje dag.

Förutsättningar:

1. Grundschema: Från bemanningsplan med 40 timmar per vecka, fördelat 08:00–17:00 varje dag.

1. Deltidsfrånvaro: 20 procent med fast procent

1. Arbetstid: Ledig lika mycket varje dag.

Så här gör du:

1. Lägg in frånvaron på den anställda och välj alternativet Fast procent.
2. Sätt procenten till 20,00.
3. När du sparar (eller när frånvaron godkänns vid granskning) kan du få en fråga om det finns manuella schemaändringar under perioden:
   1. "Vill du att schemat dessa dagar ska anpassas efter frånvaroprocenten?" 
4. När frågan besvaras med Ja minskas arbetspassen i slutet av varje dag.

Den del av passet som blir kvar läggs under Lediga arbetspass. Dessa pass kan du antingen bemanna upp med extra personal eller dra bort till Borttagna arbetspass om du inte har behov av någon resurs under de tiderna.

Scenario 2: Ledig en hel dag i veckan (enligt schema)

Detta scenario gäller när en anställd har deltidsfrånvaro och ska vara helt ledig en specifik dag i veckan, till exempel varje fredag.

Förutsättningar:

1. Grundschema: Från bemanningsplan med 40 timmar per vecka, fördelat 08:00–17:00 varje dag.
2. Deltidsfrånvaro: 20 procent.
3. Arbetstid: Ledig varje fredag.

Så här gör du:

1. Registrera frånvaron och välj alternativet Enligt schema.
2. I deltidsfrånvaroschemat kan du göra på två sätt:
   1. Ge förslag på tider: Fyll i hur den anställda ska arbeta under perioden.
   2. Låta schemat vara tomt: Lämna deltidsfrånvaroschemat tomt och bemanna direkt i schemavyn.
      
      

Om det finns manuella schemaändringar får du frågan:

1. "Vill du att schemat dessa dagar ska ersättas med deltidsfrånvaroschemat?" Du väljer då om det nya schemat ska ersätta även de manuellt ändrade dagarna eller inte.
2. Ex:  
   
   

Effekten av att vi skapar ett eget deltidsfrånvaroschema blir att det man var bemannad på från bemanningsplanen “tappas”. Vi behöver manuellt bemanna om personen dag för dag. När grundschemat kommer från bemanningsplaner måste bemanningen på deltidsfrånvaron ske i schemavyn. Om vi hade grundschemat från arbetspass och grundschema skulle vi kunna bemanna om deltidsfrånvaron i grundschemavyn.

Scenario 3: Olika tider olika dagar

Detta scenario gäller när en anställd har ett mer oregelbundet schema i grunden samt en deltidsfrånvaro med olika tider och dagar.

Förutsättningar:

1. Grundschema: Från bemanningsplan med ex. 35,5 timmar per vecka fördelat på olika pass i en fyraveckorscykel.
2. Deltidsfrånvaro: 20 procent med frånvaro på olika tider och dagar.

Så här gör du:

1. Registrera frånvaron och välj Enligt schema.
2. Skapa ett deltidsfrånvaroschema. Vi kan låta deltidsfrånvaroschemat vara tomt för att sedan bemanna i schemavyn men då är det viktigt att veta vilket mått man ska bemanna efter så att timmarna för frånvaron blir rätt. med tider i. När du anger tider i schemat får du en kontroll på att schemat innehåller rätt tid utifrån sysselsättningsgrad och frånvaroprocent.
3. Skapar vi ett schema med tider i får vi en kontroll på att schemat innehåller rätt tid utifrån sysselsättningsgrad och frånvaroprocent. Vi har också något att förhålla oss till när vi sedan ska schemalägga.    

Om tiderna som angetts i deltidsfrånvaroschemat inte matchar arbetspassen krävs manuell handpåläggning vid bemanningsarbetet i schemavyn:

Steg för bemanning i schemavyn:

1. Dra ner passet från Ledigt arbetspass till raden för den anställda.
2. Pop-up med Föreslagen bemanning öppnas. Välj ett av förslagen som föreslås. (Observera att inget av förslagen i detta läge är helt rätt utifrån hur personen faktiskt ska arbeta). 
3. Justera arbetstiden (exempelvis sluttiden från 17:00 till 16:00) så att den matchar hur den anställda ska arbeta under deltidsfrånvaron.
4. Klicka på OK.
5. Du får nu frågan: "Vill du ta bort den resterande delen av passet?".

1. Svarar du Ja hamnar den resterande delen under Borttagna arbetspass.
2. Svarar du Nej blir den resterande delen ett Ledigt arbetspass.
   

    

   När vi svarat på frågan om vi vill ta bort den resterande delen är schemaläggning för den dagen klar.

   Det har lagts ett arbetspass på dagen enligt den tid som den anställde ska arbeta under deltidsfrånvaron.

      

6. Upprepa procedurerna för alla dagar.

Scenario 4: Tomt grundschema

Detta scenario gäller om den anställda i grunden har ett tomt personligt schema som sedan bemannas direkt i schemavyn.

Förutsättningar:

1. Grundschema: Tomt personligt schema.
2. Deltidsfrånvaro: "Enligt schema" oavsett procent (exempelvis 25 eller 50 procent).

Så här gör du:

1. Vid registrering av deltidsfrånvaro måste du välja alternativet Enligt schema för att ett schema ska skapas.

2.  I schemavyn kan du nu bemanna den anställda med aktuella pass på samma sätt som beskrivits i tidigare avsnitt.