Egenmelding används endast i företag med basland Norge.
Påminnelsen för egenmelding skickar en notis eller ett e-postmeddelande när en anställd har nått de inställda gränsvärdena för antal dagar per år eller antal dagar per tillfälle.
Inställningarna för egenmelding görs under Inställningar > Tid och Bemanning > Frånvaroorsaker.
Aktivera och ställa in påminnelsen
Du ställer in påminnelsen Egenmelding uppfylld kvot under Inställningar > Allmänt > Påminnelser.
Här kan du:
- Göra urval på vilka anställda påminnelsen ska gälla för.
- Välja om påminnelsen ska skickas till den anställde, till specifika användare eller till användare med en viss roll.
- Välja om påminnelsen ska skickas som e-post, som notis i mobilapp eller både och.
Så fungerar kontrollen i systemet
Systemet gör en kontroll varje gång en frånvaro av typen egenmelding sparas, granskas, importeras eller stämplas. En registrering av egenmelding kan inte sparas om den gör att den anställde överskrider de inställda gränsvärdena.
Påminnelsen kontrollerar om gränsvärdena skulle överstigas om ytterligare en dag med egenmelding läggs till imorgon, eller dagen efter till och med-datumet (om frånvaron registreras framåt i tiden).
Om en sådan extra dag skulle generera ett fel på grund av för många egenmeldingsdagar inom arbetsgivarperioden eller per år, skickas påminnelsen ut.
Exempel på när påminnelsen skickas
Påminnelsen skickas ut när kvoten är fylld.
- Ingen påminnelse skickas: Om den anställde har 2 av 3 tillåtna dagar.
- Påminnelse skickas: Om den anställde har 3 av 3 tillåtna dagar, eftersom det inte skulle gå att spara en fjärde dag.
Exempel
Inställningen säger att egenmelding kan användas 12 dagar per år och att max antal dagar per tillfälle (arbetsgivarperiod) är 3. Antal dagar i arbetsgivarperioden är 16.
Anställd 42 har haft egenmelding vid 3 tillfällen under det senaste året, sammanlagt 8 dagar.
Hon registrerar egenmelding 20-22 september, alltså 3 dagar.
Antalet dagar med egenmelding är 11 efter denna frånvaro. Det går alltså att registrera ytterligare en dag, så påminnelsen genereras inte på grund av antalet dagar under året.
Påminnelsen genereras däremot på grund av inställningen för Antal dagar per tillfälle. Max är 3, vilket är uppnått. En fjärde dag skulle inte gå att spara, därför skickas påminnelsen ut.
Bra att veta när egenmelding registreras i efterhand:
Påminnelsen om antal dagar i arbetsgivarperioden tittar inte på själva frånvarodatumet. Den kontrollerar om en extra egenmeldingsdag imorgon skulle göra att kvoten överskrids.
Exempel: Idag är det 30 oktober och max är tre dagar per tillfälle.
- Egenmelding 1–3 oktober ger ingen påminnelse. 31 oktober ligger inte i samma arbetsgivarperiod.
- Egenmelding 21–23 oktober ger en påminnelse. 31 oktober ligger i perioden, och en extra dag skulle bli den fjärde.