I HRM Time finns en funktion för att skicka ut påminnelser vid sammanhängande frånvaro. Den här påminnelsen kan du använda för att exempelvis meddela en anställd att det är dags att lämna in ett sjukintyg, eller för att påminna en chef eller administratör att anmäla frånvaron till Försäkringskassan.
I påminnelsen ställer du in frånvaroorsak, den kan alltså användas för annan frånvaro än just sjukdom.
Hur påminnelsen fungerar
Påminnelserna skickas ut vid en bestämd tidpunkt, ofta dagligen på morgonen. Flex HRM räknar antal dagar med sammanhängande sjukfrånvaro för att utlösa påminnelsen.
-
En påminnelse till den anställda skickas vanligtvis efter mer än sju dagars sammanhängande sjukfrånvaro, för att hen ska veta att det är dags att skicka in ett sjukintyg.
-
En påminnelse till en chef eller administratör skickas vanligtvis efter mer än fjorton dagars sammanhängande sjukfrånvaro, för att hen ska veta att det är dags att anmäla till Försäkringskassan.
Om du till exempel ställer in en påminnelse för åtta dagars sammanhängande sjukfrånvaro kommer påminnelsen att skickas på morgonen dag nio. Det är då systemet ser att åtta dagars sammanhängande frånvaro har uppnåtts.
Kalenderdagar eller arbetsdagar?
Påminnelsen räknar på kalenderdagar, inte arbetsdagar. För att Flex HRM ska räkna perioden som sammanhängande måste det finnas sjukfrånvaro på både den första och den sista dagen.
Flex HRM kontrollerar poster i frånvarohanteraren för att se vilka datum frånvaro finns. Frånvaro registrerad direkt i tidrapporten räknas inte.
Vad är avbrottsdagar?
Avbrottsdagar är till för att hantera återinsjuknande. Enligt återinsjuknanderegeln räknas en sjukperiod som sammanhängande om du blir sjuk inom fem dagar från att du har friskförklarats. I Flex HRM kan du tillåta fyra avbrottsdagar för att hantera detta.
Du behöver inte ange avbrottsdagar för att hantera lediga dagar. Påminnelsen kontrollerar inte den anställdes schema. Finns det en post för dagen i frånvarohanteraren är det en frånvarodag. Finns det inte en post i frånvarohanteraren är det en avbrottsdag.
Räknas deltidsfrånvaro in i sammanhängande frånvaro?
Påminnelsen har inställningen Inkludera deltidsfrånvaro. Använd denna för att generera påminnelser även för deltidsfrånvaro.
Exempel: Påminnelser vid sammanhängande frånvaro
Nedan ser du några exempel som illustrerar hur påminnelsefunktionen för sammanhängande frånvaro fungerar. I dessa exempel har vi ställt in att en påminnelse ska skickas efter femton sammanhängande dagars sjukfrånvaro, och att upp till fyra avbrottsdagar är tillåtna.
Exempel 1: Olika startdatum för frånvaron
-
Anställd 5 har varit sjukfrånvarande från måndag den 25 augusti. När påminnelsen kontrolleras på morgonen den 9 september har femton kalenderdagar passerat med sammanhängande sjukfrånvaro. Påminnelsen skickas därför ut för anställd 5.
-
Anställd 7 har varit sjukfrånvarande från tisdag den 26 augusti. Vid kontrollen på morgonen den 9 september har fjorton kalenderdagar passerat. Eftersom påminnelsen är inställd på att skickas efter femton dagar, skickas den inte för anställd 7. Den kommer istället att skickas ut på morgonen den 10 september.
Exempel 2: Avbrott i sjukperioden
Anställd 3, som är schemalagd måndag till fredag, har varit sjukfrånvarande den 25 augusti till den 3 september, och sedan igen från den 8 september. Mellan de två perioderna har han alltså haft fyra avbrottsdagar 4-7 september.
Eftersom påminnelsen tillåter upp till fyra avbrottsdagar räknas de två sjukperioderna som en sammanhängande frånvaro. Men när påminnelsen kontrolleras den 9 september (kalenderdag 16 efter 25 augusti) har bara tolv dagar med faktiskt registrerad sjukfrånvaro passerat. Påminnelsen skickas därför inte. Den kan skickas först den 13 september, när totalt femton dagar med sjukfrånvaro har passerat.
Relaterat
Hur fungerar Påminnelser?